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La gestione del contante richiede di tenere il resto a portata di mano, aumenta il rischio di furto e potrebbe non essere conveniente quanto accettare solo carte di credito o assegni dai clienti. D'altra parte, una politica solo in contanti potrebbe alienare i clienti a cui non piace portare molte banconote, ma significa anche che non devi pagare le commissioni della carta di credito o rischiare il mancato rispetto degli assegni. Il modo in cui gestisci i contanti dipende dal tipo di attività in cui ti trovi e da come i tuoi clienti fanno acquisti.

Si accettano solo contanti

Le piccole imprese apprezzano la semplicità di operare solo in contanti. Non devi rivolgerti a una banca per elaborare le carte di credito, non devi pagare l'attrezzatura per utilizzare le carte di credito e non devi pagare la percentuale di addebito delle banche per ogni transazione con carta di credito. Ma poiché sempre più persone si affidano a contanti o carte di debito per pagare le transazioni quotidiane, rischi di perdere clienti se non accetti la plastica. Se decidi di accettare solo contanti dai tuoi clienti, dovresti pubblicare cartelli ben visibili in tal senso per evitare di mettere in imbarazzo i clienti che non sono preparati. Potresti anche includere le indicazioni per il bancomat della banca più vicina o stipulare un contratto con una banca per installare un bancomat all'interno o nelle vicinanze del tuo negozio, per facilitare ai clienti l'accesso ai contanti.

Niente contanti

Sebbene il denaro contante abbia corso legale, nessuna legge impone alle aziende di accettarlo. Proprio come la legge consente alle aziende di rifiutare fatture di grandi dimensioni o pagamenti interamente in centesimi, puoi impostare una politica per la tua azienda che accetterà solo carte di credito o di debito. Alcune compagnie aeree lo fanno per gli acquisti in volo e altre aziende hanno seguito l'esempio. Una politica solo plastica significa che non devi portare un deposito fisico in banca, non hai molti soldi seduti intorno ai ladri allettanti e non devi mai fare il resto. Per evitare di turbare i clienti, dovresti pubblicare avvisi di grandi dimensioni sulla tua polizza solo plastica.

Gestione del contante - Clienti

Se decidi di accettare contanti presso la tua attività, alcune semplici precauzioni ridurranno le possibilità di frode. Addestra i tuoi dipendenti a cercare e riconoscere fatture contraffatte. La tua banca locale o il dipartimento di polizia possono fornirti materiale di formazione o suggerimenti. Incoraggia i dipendenti a contattare un manager se sospettano una valuta fasulla. Forma i tuoi dipendenti a condurre una sola transazione alla volta. In caso contrario, i ladri potrebbero tentare di distrarre un dipendente dal cassetto della cassa interrompendo una transazione. I dipendenti dovrebbero sempre chiudere il cassetto contanti tra le transazioni. I ladri possono anche affermare di aver pagato con una bolletta più grande di quella che hanno fatto, quindi i dipendenti dovrebbero tenere il pagamento in cima al cassetto del registro, in vista, fino a dopo aver apportato il cambiamento. Se si accettano più di $ 10.000 da un singolo cliente in una transazione o in due o più transazioni correlate, è necessario segnalarlo sul modulo IRS 8300 e includere il nome, l'indirizzo e il numero di previdenza sociale del cliente.

Gestione del contante -- Dipendenti

Dai a ogni dipendente un cassetto contanti e rendili responsabili dei contanti in quel cassetto. Chiedi a una persona di impostare il cassetto e un altro a contare il cassetto alla fine della giornata e bilanciarlo con il registro. I gestori dovrebbero firmare i rimborsi e gli anelli. Un dipendente che commette molti di questi errori potrebbe intascare denaro extra. Chiedi ai dipendenti di raccogliere periodicamente bollette di grandi dimensioni e contanti accumulati nel loro cassetto e di depositarli in una cassetta di sicurezza. Ciò impedisce al denaro di costruire il registro.