Componenti chiave che influenzano il processo di comunicazione e la loro efficacia complessiva
L'efficacia della comunicazione crea o interrompe i rapporti d'affari. Se mancano i componenti chiave di una comunicazione efficace, la produttività di un'azienda diminuirà e probabilmente i suoi dipendenti non si piaceranno molto. Per migliorare la funzionalità di un'azienda e il flusso di informazioni, i manager dovrebbero continuamente sottolineare ai dipendenti i componenti chiave che influenzano il processo di comunicazione.
Ascoltando
L'ascolto attivo è una componente critica del processo di comunicazione che spesso determina il successo o il fallimento di un messaggio. Se non presti tutta la tua attenzione alla persona che parla, perdi i dettagli della conversazione. Ad esempio, potresti sintonizzare le parole del relatore in una presentazione aziendale perché stai pensando alle domande che prevedi di porre quando ha finito. Una comunicazione efficace deriva dall'ascolto fino al termine dell'oratore, quindi prosegue con il tuo input o le tue domande.
Una precisazione
Il chiarimento rimuove dubbi e confusione dal processo di comunicazione, prevenendo incomprensioni e perdite di tempo. Se non sei chiaro sul significato o sull'argomento di una conversazione, prenditi un momento per chiarire i fatti con il tuo pari. Ad esempio, se la persona che ti parla usa un acronimo che non conosci, non esitare a chiedergli cosa significa l'acronimo. Se formi una risposta o comunichi senza conoscere tutti i fatti, potresti rispondere in modo errato o diverso da come faresti normalmente. Il chiarimento è uno strumento efficace che salva sia l'oratore che l'ascoltatore da frustranti interruzioni della comunicazione.
Concisione
La lunghezza del tuo messaggio è una componente importante che influisce sull'efficacia della comunicazione. Più breve e conciso è il tuo messaggio, meglio sarà compreso dal tuo pubblico. Se comunichi utilizzando dettagli errati e spiegazioni lunghe, la persona a cui stai parlando potrebbe perdere il significato di ciò che stai dicendo. Ad esempio, un ingegnere informatico che propone un nuovo software dovrebbe prima spiegare lo scopo generale del software, quindi spiegare i dettagli tecnici in quantità minime.
Risposta
Le interruzioni della comunicazione si verificano quando i comunicatori utilizzano il feedback in modo improprio. Il feedback è uno strumento comune utilizzato negli affari e nella vita di tutti i giorni. Se dai un feedback a un'altra persona in modo spietato, potrebbe non ascoltarti completamente in futuro. Ad esempio, se lei chiede un feedback su un progetto imprenditoriale e tu dici che il progetto sembra "terribile", potrebbe rifiutarsi di comunicare con te su progetti futuri. Critiche costruttive e commenti dettagliati facilitano la comunicazione e, a loro volta, il successo del progetto in questione.
