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Non sei l'unico proprietario di una piccola impresa che soffoca una sensazione fisica preoccupante quando senti la parola "scrivi". Sei un negoziatore, ricercatore, mediatore, venditore, risolutore di problemi e decisore esperto - tra molti altri talenti - ma "scrittore"? No grazie. Ma tieni quell'antiacido. Se devi scrivere un rapporto di valutazione di un'organizzazione, dovresti essere incoraggiato a sapere che c'è molto di più nel processo rispetto alla scrittura vera e propria. In effetti, la scrittura è solo una piccola parte del mix.

Prima chiarisci il tuo scopo

Scrivere è sempre più facile quando si ha un chiaro scopo. Pensaci: quando sei bloccato o hai perso la strada, di solito è perché hai perso di vista dove stai andando o perché.

Per questi motivi, prenditi del tempo per pianificare la tua valutazione e chiarire:

• Cosa ti aspetti che ottenga o acceleri la valutazione? In altre parole, perché lo fai in primo luogo? Perché è importante impegnarsi? * Chi è il pubblico principale? banchieri? Potenziali investitori? Potresti essere solo te stesso: cosa non da poco se stai cercando di valutare un'organizzazione da acquistare, fondere o formare una partnership.

• Di quali tipi di informazioni hai bisogno per formulare la tua valutazione?* Da quali fonti e persone avranno origine queste informazioni?
• Come raccoglierai le informazioni: interviste faccia a faccia, osservazioni, questionari, focus group?* Qual è la tua scadenza?

Considera il tipo di valutazione

Un'altra informazione per aiutare la tua valutazione a prendere forma prima di iniziare a scrivere è il tipo di valutazione che vuoi formulare. Tre tipi sono i più comuni:

• La valutazione basata sugli obiettivi, in cui inquadreresti la misura in cui un'organizzazione sta raggiungendo i suoi scopi e obiettivi. La valutazione basata sui risultati, in cui ti sforzi di scoprire se l'organizzazione riesce a produrre il suo risultato predeterminato. La valutazione basata sul processo, in cui l'idea è di studiare Come l'organizzazione funziona. In apparenza, questo potrebbe non sembrare il più interessante o convincente dei tre approcci. Ma immagina come cambierebbe il contenuto se l'organizzazione è sotto accusa per non aver soddisfatto le aspettative del cliente; subendo un cambiamento epocale nella sua direzione fondamentale; o vacilla per un concorrente.

Segui uno schema sensato

Nessun rapporto “si scrive da solo”. Sarebbe ingannevolmente facile. Ma uno schema ragionevole ti aiuterà a presentare le suddette informazioni in modo leggibile e convincente:

• Un sommario esecutivo da tre a cinque pagine, in cui si rivela lo scopo della valutazione, nonché una panoramica dei metodi, dei risultati e delle conclusioni.* Un'anteprima delle domande principali che hanno guidato la valutazione.

• Metodi di valutazione, ovvero una spiegazione della tua metodologia e una divulgazione completa e onesta di eventuali limiti nella tua ricerca. Ad esempio, i problemi di richiamo possono essere un problema per alcuni intervistati e dovrebbero essere completamente divulgati.

• I tuoi risultati, che probabilmente saranno un mix di informazioni qualitative e quantitative. A questo punto, è intelligente iniziare a riflettere Come per presentare le tue scoperte in un modo che coinvolgerà i tuoi lettori. (Può essere utile pensare a ciò che ti aiuta a divertirti a leggere, come immagini e illustrazioni e utili tabelle e grafici.)

• I tuoi consigli, che dovrebbero essere altamente specifici, pratici e realistici - e supportati dalle prove che hai scoperto. * L'appendice, un luogo in cui "invii" i tuoi lettori per approfondire le informazioni di supporto, come eventuali questionari, liste di controllo o guide di discussione.

Scrivi con energia visiva

Non pensare nemmeno per un secondo che i tuoi lettori si aspettino un prodotto "secco", noioso solo perché nel titolo potrebbe esserci la parola "report". Tutta la scrittura dovrebbe essere coinvolgente e altri suggerimenti dovrebbero aiutarti a ravvivare la tua scrittura:

• Quei sussidi visivi che metteranno in evidenza le informazioni chiave e, forse, riassumeranno abilmente ciò che potrebbe essere troppo complesso o arcano da presentare con il solo testo.
• L'uso di aneddoti che aiutano a portare a casa i punti chiave. Ai lettori di solito piacciono le storie che illustrano o abbelliscono i punti chiave. Sottotitoli che guideranno i tuoi lettori da una sezione importante all'altra. (Guideranno anche te.) Citazioni estraibili, note anche come riquadri delle virgolette, che possono attirare l'attenzione su sezioni chiave del testo.

Mettiti nei panni dei lettori

Naturalmente, è molto importante scrivere in modo chiaro e conciso in modo da non lasciare dubbi sul significato. Tenere a mente il tuo pubblico è importante, anche se è impossibile sapere tutto ciò che i lettori sanno sul tuo argomento. In questi casi, peccare per eccesso di spiegazioni piuttosto che per spiegazioni insufficienti, perché i lettori ben informati possono sempre saltare le informazioni che considerano ridondanti.

Il tuo rapporto può essere sottoposto a più bozze, ma cerca di considerarlo tempo ben speso. Persino gli scrittori professionisti agonizzano su parole e paragrafi e trovano conforto nell'antiacido mentre scolpiscono il loro lavoro.