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Quando i leader del team valutano la portata e la fattibilità del progetto, una considerazione primaria è la forza di ciascun membro del team. Da questi punti di forza, i leader assegnano ruoli e responsabilità. Marina Grashina, autrice di "The Project Management Question and Answer Book", elenca ruoli tra cui critico, generatore di idee, registratore e collegamento. Assegnare tali responsabilità migliora il progetto in molti modi.

Efficienza

L'assegnazione di responsabilità ai membri del team di progetto aumenta l'efficienza. Avere una chiara comprensione dei ruoli del progetto consente al leader di sviluppare una sequenza temporale. Tale grafico elenca chi è responsabile di quale compito e quando si prevede che la parte specifica del progetto raggiunga il completamento. Se le responsabilità non vengono assegnate, il risultato dei compiti del progetto diventa poco chiaro, vago e spesso incompleto. L'assegnazione dei ruoli consente inoltre ai membri di avere un'idea migliore di quali membri stanno lavorando su attività strettamente correlate. I membri possono rivedere l'elenco delle cose da fare, vedere quale membro sta completando l'incarico e inviare feedback e domande di follow-up, se necessario. In sostanza, la delega delle attività consente la creazione di un progetto di progetto.

Produttività

La produttività aumenta quando le responsabilità assegnate sono strettamente allineate con i punti di forza del membro del team. Ad esempio, i lavori di tenuta dei registri possono allinearsi meglio con il membro del team assegnato a tutte le attività relative alla contabilità. L'aumento della produttività si verifica solo quando tutti i membri concordano con le responsabilità loro assegnate. Devono anche sapere come portare a termine i compiti assegnati. Date queste condizioni, un articolo della Penn State University consiglia ai leader di assegnare compiti come un processo collaborativo. Dovrebbero fare la sessione di delega di brainstorming in presenza di tutti i membri del gruppo. Ciò consente la possibilità di riassegnare le attività, se necessario.

Morale

Assegnare responsabilità ai membri del team dà a ogni persona un senso di appartenenza; vengono investiti nel risultato del progetto, aumentando così i loro sforzi per creare un prodotto di qualità. Senza assegnare ruoli, i membri diventano disinteressati, distaccati e possibilmente territoriali su parti del progetto. I team leader dovrebbero riconoscere il completamento con successo dei compiti per aumentare anche il morale. Ciò si ottiene lodando il lavoratore di fronte agli altri e facendo un calvario eliminando il proprio lavoro dalla lista delle cose da fare del progetto. I leader devono anche garantire che il lavoro sia distribuito uniformemente per evitare risentimento e creare stress per alcuni lavoratori, generando noia per altri.

Considerazioni

I capisquadra possono delegare in modo efficace i compiti, ma incontrano ancora problemi. Le difficoltà possono sorgere nel mediare gli scontri di personalità, nel disciplinare i lavoratori apatici e nel lavorare con un budget limitato. I responsabili delle attività possono ridurre queste barriere tenendo riunioni di routine, effettuando controlli di ciascun membro e informando i superiori sui progressi del progetto. Kathleen Rhodes, autrice del libro "Business Communication", suggerisce anche di mantenere le riunioni leggere, condividere la leadership e scoraggiare la concorrenza.