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Il trasferimento di un'azienda include costi che vanno ben oltre le spese per lo spostamento fisico di mobili, archivi e attrezzature. I costi per trasferirsi in un nuovo edificio iniziano a maturare prima del giorno del trasloco e continuano dopo che ti sei sistemato. Crea un budget che includa le tue spese pre-trasloco e le spese di annuncio del tuo trasloco dopo che sei nel tuo nuovo spazio da calcolare tutti i costi di trasferimento.

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Assegnare un project manager per il trasferimento. Assegnare al project manager le seguenti attività: creazione del budget; lavorare con proprietari, fornitori, venditori e compagnie di assicurazione; e comunicare con i dipendenti e il mercato.

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Elenca i passaggi necessari per trasferire l'ufficio. Includere incontri con proprietari di edifici o agenti immobiliari se si verificherà una vendita di edifici; contattare fornitori di servizi, come Internet, telefono, cavo e fornitori di servizi di pulizia; contattare le società di trasloco per le offerte e la propria compagnia assicurativa in merito alla copertura per il trasloco; creazione di un budget; allertare fornitori e clienti; dirigere i dipendenti; e informando i media.

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Incontra i proprietari o i venditori di edifici per determinare i costi relativi allo spazio da trasferire. Includere acconti e costi di chiusura, risoluzione anticipata del leasing e commissioni di trasloco, spese di riconfigurazione dello spazio, commissioni di intermediazione, depositi e costi di pulizia.

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Contattare i fornitori per determinare i costi di risoluzione anticipata, i costi di disconnessione e connessione, nuovi contratti di locazione o di servizio ed eventuali costi di nuove apparecchiature. Include Internet, telefono, cavo, utenze, parcheggio, noleggio di fotocopiatrici, pulizia, sicurezza, distributori automatici e altri servizi.

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Fai un inventario delle risorse fisiche che devi spostare e determina cosa prendere, cosa vendere o donare e cosa scartare. Contatta le aziende di trasloco e chiedi loro di visitare il tuo ufficio in modo che possano preparare le offerte. Contatta la tua compagnia di assicurazioni per determinare se avrai bisogno di un'assicurazione aggiuntiva per coprire oggetti danneggiati, smarriti o rubati durante il trasloco.

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Calcola il numero di ore del personale necessarie per preparare l'ufficio per il trasloco e per disimballare e allestire il nuovo ufficio. Calcola la paga per queste ore o calcola la quantità di affari persi che vedrai mentre i dipendenti lavorano in movimento. Calcola la quantità di affari o vendite fatturabili che perderai durante il trasloco.

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Scrivi un elenco di clienti e media che dovrai contattare per annunciare il tuo trasferimento. Calcola il costo dell'annuncio del tuo trasloco, inclusa una società di pubbliche relazioni, se ne utilizzerai una, i costi di spedizione e il costo di nuovi biglietti da visita, articoli di cancelleria, brochure, aggiornamenti del sito Web, materiali collaterali e aggiornamenti sulla confezione del prodotto.

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Crea un budget che spezzi le spese raccolte e le stimi in costi fissi e opportunità. I costi fissi includono articoli per i quali si paga denaro, come le spese di pulizia e le spese di trasloco. I costi di opportunità includono la perdita di vendite e la diminuzione della produttività.