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Ci sono una serie di moduli ed elementi che vanno nella cartella delle risorse umane di un dipendente. Alcuni di questi moduli vengono mantenuti per scopi legali. Altri sono archiviati a causa delle politiche e del protocollo aziendali. I responsabili delle risorse umane conservano anche i record personali dei dipendenti durante la loro carriera. Le piccole aziende possono scegliere di scansionare tutti o parte dei documenti dei dipendenti per creare file elettronici. In questo modo i file non sono così soggetti a danni da fuoco, acqua o furto.

Documenti legali

I proprietari di piccole imprese devono conservare determinati documenti legali per i dipendenti. Un esempio è il modulo I-9, che verifica che un dipendente possa lavorare legalmente negli Stati Uniti. L'azienda può anche conservare una foto della patente di guida e della tessera di previdenza sociale del dipendente come ulteriore documentazione per il suo status legale. Inoltre, i dipendenti sono solitamente invitati a compilare i moduli W-4 il giorno in cui iniziano il loro lavoro, che sono inclusi nelle loro cartelle delle risorse umane. Questi moduli mostrano il numero di esenzioni fiscali personali richieste da un dipendente.

Documenti relativi al lavoro

I reparti delle risorse umane conservano anche i curriculum e le applicazioni dei dipendenti in cartelle. Questi elementi vengono generalmente inviati quando un dipendente fa domanda per un lavoro. L'azienda conserva questi record nel caso in cui sia necessario controllare il background di una persona. Un altro documento relativo al lavoro conservato in una cartella delle risorse umane è la descrizione del lavoro di un dipendente. Questo è un riepilogo delle responsabilità lavorative del dipendente, che di solito sono suddivise in diverse funzioni, come la gestione dei dipendenti, il lavoro con i colleghi, la comunicazione e il know-how tecnico.

Documenti relativi alle prestazioni

Le revisioni delle prestazioni sono altri documenti importanti conservati nelle cartelle delle risorse umane. Il mantenimento di registrazioni delle valutazioni o recensioni delle prestazioni dei dipendenti può aiutare a proteggere le aziende da azioni legali. Ad esempio, una piccola impresa può affrontare una causa di licenziamento illegittima da parte di un ex dipendente. L'imprenditore può dimostrare meglio che il licenziamento è dovuto alle prestazioni se ha conservato le copie delle valutazioni delle prestazioni del dipendente. Allo stesso modo, le registrazioni delle azioni disciplinari o dei resoconti possono essere conservate nelle cartelle.

Altri documenti

I datori di lavoro tengono anche registri o presenze, premi e anamnesi dei dipendenti nelle cartelle delle risorse umane. I registri delle presenze consentono ai manager di determinare se un dipendente ha superato eventuali giorni di malattia o ferie. Spesso le aziende offrono premi periodici ai dipendenti, che possono anche essere conservati in archivio. Questi premi possono includere promozioni di vendita "dipendente del mese" o riconoscimenti speciali. Le cartelle cliniche vengono solitamente conservate per garantire la conformità con alcune leggi ADA, che riguardano l'American With Disabilities Act. Il dipartimento delle risorse umane può creare una cartella separata per le cartelle cliniche per motivi di riservatezza.