Come ridurre il numero di casi arretrati

La gestione dei casi, indipendentemente dal tipo di caso, offre un'opportunità per un arretrato che limita la produttività. Hai una pipeline in cui vengono inseriti nuovi casi mentre i casi attuali rimangono aperti in varie fasi dell'elaborazione. I colli di bottiglia si verificano a causa di procedure inefficaci, scarso coordinamento delle attività, mancanza di comunicazione e situazioni di crisi che aumentano i nuovi casi o l'elaborazione lenta. La riduzione dell'arretrato potrebbe essere uno sforzo una tantum di gestione delle crisi o un piano per miglioramenti continui nel flusso di gestione dei casi.

Valuta e documenta

È necessario conoscere l'entità dell'arretrato prima di poter iniziare a pianificare la riduzione. Elenca tutti i casi aperti e le attività importanti che devono essere completate per spostare i casi attraverso il processo. Tieni traccia dei casi aperti dalla data di apertura attraverso tutte le attività completate ed elenca le date rilevanti quando disponibili. Una volta che hai un elenco completo e una valutazione dell'arretrato dei casi, documentalo in un rapporto e includi un riepilogo delle informazioni. Elenca i conteggi dei casi, ad esempio il numero totale di casi aperti e il numero di casi presenti in ciascuna tappa del processo. Ad esempio, potresti avere 350 file di domanda di ammissione aperti, alcuni dei quali richiedono trascrizioni e riferimenti e altri che si trovano in un file di attesa in attesa di revisione.

Purge and Group

Rivedi l'elenco dei casi aperti e identifica quelli che possono essere chiusi con poco sforzo. Guarda i casi che non hanno mostrato attività per periodi prolungati o quelli che comportano scadenze mancate da parte dei candidati. La tua revisione potrebbe rivelare casi che sono stati effettivamente chiusi, ma non sono stati designati e archiviati correttamente. Una revisione può anche identificare casi che presentano problemi di ammissibilità, come un candidato che è troppo giovane per essere preso in considerazione. Raggruppa i casi aperti rimanenti in base allo stato o all'attività successiva prevista. Le categorie possono includere file di casi in attesa di firme di gestione, casi in attesa per controlli in background o documentazione mancante. Il raggruppamento dei casi aperti rende più facile affrontare ciascuna categoria separatamente o delegare il lavoro ad altri per una rapida risoluzione.

Risolvi i problemi

Rivedere le procedure e i processi per la gestione dei casi, comprese le tempistiche consigliate dall'apertura alla chiusura. Identifica la causa dell'arretrato o del collo di bottiglia. Forse hai 10 case manager che alimentano dozzine di casi a tre chiusure. I file dei casi che si spostano attraverso unità diverse senza supervisione o responsabilità possono causare un arretrato. Un aumento della criminalità e una carenza di personale possono causare un arretrato nelle cause giudiziarie. Un arretrato nelle richieste di rifinanziamento ipotecario potrebbe essere la norma e apparire resistente agli sforzi di riduzione. Capire come si verifica l'arretrato ti aiuterà a sviluppare un piano di riduzione.

Pianifica e implementa

Sviluppa un piano per la riduzione del backlog dei casi basato sulla tua valutazione, risoluzione dei problemi e revisione delle politiche e procedure correnti. Collabora con altro personale o unità per definire i dettagli. Includere una tempistica consigliata per la gestione dei casi, impostare l'elaborazione dei casi e gli obiettivi di chiusura e coordinare la disponibilità delle forniture e dei materiali necessari. Prevedere riunioni e comunicazioni regolari tra il personale che esegue le attività di gestione dei casi. Creare un processo per la supervisione della gestione del caso, come un modulo per il personale da firmare in ogni fase del processo e la notifica della chiusura del caso. Richiedere rapporti periodici sulla gestione dei casi in modo che gli arretrati vengano identificati e risolti rapidamente. Attuare il piano di riduzione degli arretrati avvisando in anticipo le persone coinvolte e fornendo copie scritte del piano.