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Le aziende si affidano ai fornitori per una serie di motivi. Dalla fornitura di materiali e forniture necessari per la fabbricazione dei prodotti all'offerta di servizi per funzioni ed eventi aziendali, i fornitori sono importanti. Sfortunatamente, non tutte le relazioni tra azienda e fornitore durano. Mantieni la tua professionalità terminando un fornitore tramite una lettera. Oltre a evitare conflitti verbali, tu e il fornitore ora disponete di documentazione per scopi di registrazione.

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Rivedi il contratto del fornitore per verificare che puoi rescindere il fornitore senza perdere un deposito o rischiare altre sanzioni finanziarie. Mantieni un tono gentile per tutta la durata della lettera di licenziamento per evitare di turbare il venditore. Tieni presente che l'avvocato del venditore può esaminare la lettera per determinare se hai violato qualsiasi parte del contratto del fornitore.

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Disegna la lettera di disdetta su carta intestata della tua azienda. Nel primo paragrafo, includi il nome del venditore, il rapporto con la tua attività, il motivo della corrispondenza e la data di cessazione. Ad esempio: "Gentile signor Smith, scrivo oggi per informare lei e la sua azienda, XYZ Catering, Inc., che non abbiamo più bisogno dei suoi servizi. Negli ultimi tre mesi, la sua azienda ha fornito servizi di catering per la nostra azienda, ABC Productions. Sfortunatamente, questi servizi non sono più necessari a partire dal 10 luglio 2011."

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Elencare i motivi della risoluzione del contratto nel secondo paragrafo. Ad esempio: "Il motivo della risoluzione è semplicemente che non intendiamo continuare a ospitare pranzi settimanali per i nostri clienti. XYZ Catering, inc. Ha sempre fornito cibo e servizio di qualità e in futuro raccomanderemo volentieri i vostri servizi di catering".

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Cita sezioni specifiche del contratto del fornitore per sostenere le tue ragioni per la risoluzione del contratto nel terzo paragrafo. Ad esempio: "Secondo i termini del contratto del fornitore, in particolare il paragrafo 4, sezione 1, "ABC Productions si riserva il diritto di terminare i servizi di XYZ Catering, Inc. in qualsiasi momento dopo il primo mese di servizio senza penalità purché i servizi precedenti abbiano stato compensato. " ABC Productions ha pagato tutte le fatture in sospeso con XYZ Catering, Inc. "

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Chiudi la lettera con una frase semplice come "Migliore" o "Grazie". Correggi la lettera prima di inviarla.

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Invia la lettera all'indirizzo commerciale del venditore tramite corriere o posta certificata per assicurarti che il venditore abbia ricevuto la lettera. Fai una copia della lettera per i tuoi archivi.