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Gli assegni sono una forma di pagamento registrata dai contabili nel registro dei crediti. Sebbene tu possa registrare il pagamento immediatamente dopo il ricevimento, ci sarà un lasso di tempo tra la registrazione del pagamento e il momento in cui l'assegno cancella la banca e viene registrato sul tuo conto. Gli assegni vengono visualizzati anche nel registro dei debiti quando si pagano le proprie fatture, con effetti simili sul saldo corrente.

Pagamenti

Sebbene i trasferimenti elettronici e i processi di pagamento basati su Internet siano diventati più comuni, molte aziende continuano a fare affidamento su assegni cartacei per effettuare i pagamenti. I consumatori si affidano ancora al servizio postale degli Stati Uniti per consegnare assegni mensili ai creditori. I contabili registrano gli importi nei registri appropriati e spesso conservano gli assegni cartacei come prova di pagamento di riserva. Gli assegni sono registrati sui tuoi estratti conto bancari, che utilizzi per riconciliare i tuoi conti correnti ogni mese.

Liquidazione

Gli assegni in sospeso, sia passivi che attivi, spesso creano discrepanze nei conti di cassa della tua azienda. Gli assegni che depositi l'ultimo giorno del mese, ad esempio, non compaiono sugli estratti conto bancari della tua azienda fino a qualche momento nei primi giorni del mese successivo, lasciando il tuo contabile con un libro mastro sbilanciato. I contabili riconciliano questa differenza con una voce che elenca gli assegni in sospeso come diminuzione del saldo per banca. I controlli mensili alla fine creano un libro mastro equilibrato, motivo per cui le aziende non chiudono i libri di fine anno fino a dopo il primo del nuovo anno. In qualità di ditta individuale, puoi scegliere di segnalare un pagamento di fine anno nella tua dichiarazione dei redditi nell'anno successivo quando si chiarisce se l'assegno è stato ricevuto come anticipo di lavoro futuro, oppure puoi includere il pagamento nella corrente reddito dell'anno.

Errori

Ai contabili piace trattare con assegni cartacei perché forniscono prove tangibili quando sugli estratti conto compaiono errori che non concordano con i registri del tuo commercialista. Molte aziende fanno copie degli assegni prima che vengano depositati per verificare l'errore della banca o per trovare i movimenti contabili errati della società. Gli errori possono portare a incubi contabili quando entrano in gioco commissioni per fondi insufficienti o addebiti per assegni restituiti affliggono i tuoi account. Dimostrando che l'errore è stato colpa della banca, il tuo commercialista può ottenere la rimozione delle commissioni ingiustificate dal tuo estratto conto. Gli errori commessi dai tuoi errori di immissione di solito ti costeranno denaro in commissioni e spese di scoperto.

Fondi insufficienti

Un aspetto dell'utilizzo degli assegni per i pagamenti è che potresti ricevere un assegno da un cliente, depositare quel denaro in buona fede e scoprire poco dopo che il tuo cliente non aveva fondi sufficienti sul suo conto per coprire il pagamento. Indicato come un assegno NSF, il mancato pagamento crea caos nei tuoi libri. Molto probabilmente incorrerai in commissioni bancarie per il deposito di un assegno errato e, a tua volta, dovresti trasferire tali commissioni al tuo cliente mentre provi a riscuotere. A differenza dei pagamenti elettronici o delle carte di credito, gli assegni sono facili da superare quando i tuoi clienti hanno bisogno di più tempo per pagare o non hanno intenzione di pagare. Il tuo commercialista dovrebbe collaborare con te per sviluppare politiche volte a prevenire la scrittura fraudolenta di assegni, ma se la tua azienda fa molto affidamento sui pagamenti tramite assegni da parte dei clienti, ti imbatterai inevitabilmente in un controllo NSF occasionale.