crayhats.com

Ogni organizzazione non profit deve redigere verbali delle sue riunioni. I verbali includono informazioni di base come le decisioni prese durante la riunione, una panoramica delle questioni discusse e delle domande sollevate. In altre parole, non dovresti scrivere tutto quello che senti, ma dovresti riassumerlo attentamente. In riunioni importanti, considera anche la possibilità di registrare la conversazione, in modo da potervi fare riferimento in caso di confusione.

Aiutare con i piani

I verbali delle riunioni forniscono preziose informazioni sui cambiamenti in atto all'interno dell'organizzazione. La registrazione di decisioni e annunci fornisce alle parti interessate un promemoria di ciò che è accaduto, aiutandole nella pianificazione. Quando si discutono collettivamente i piani, le parti interessate possono fare riferimento ai verbali per rinfrescare i propri ricordi. Dirigenti e dipendenti impegnati possono fare riferimento ai verbali prima di tenere discussioni, utilizzando i riassunti dei verbali per preparare i propri punti da discutere. Allo stesso modo, la revisione dei verbali dell'ultima riunione preparerà il personale per quella successiva.

Condivisione delle prove

I verbali delle riunioni aiutano anche le organizzazioni non profit a preparare rapporti da condividere con i loro finanziatori e altri stakeholder, come le comunità con cui lavorano. I verbali forniscono prove che affermano i progressi, o almeno condividono la discussione. La condivisione di queste informazioni aumenta la trasparenza nell'organizzazione, il che può incoraggiare le parti interessate a continuare a supportare l'organizzazione. Condividi le informazioni dai verbali della riunione nella newsletter della tua organizzazione non profit dopo aver scritto le informazioni sotto forma di articolo. Ciò fornisce un modo semplice per raggiungere regolarmente molte parti interessate.

Monitoraggio dei progressi

Allo stesso modo, tenere i verbali in archivio consente alla tua organizzazione e alle parti interessate di monitorare i progressi della tua organizzazione. Utilizzare i verbali raccolti durante l'anno per preparare i verbali per una riunione annuale del consiglio di amministrazione, ad esempio. Tieni i verbali di tutte le tue riunioni, dall'inizio della tua organizzazione. Rileggere i vecchi verbali aiuterà a illustrare come la visione della tua organizzazione potrebbe essere cambiata e come potrebbe essersi espansa la sua attenzione. I verbali possono fornire informazioni sull'evoluzione anche delle politiche e delle procedure. I verbali creano anche una traccia cartacea che l'IRS o altre parti interessate devono seguire.

Risoluzione delle controversie

I verbali delle riunioni aiutano anche a risolvere eventuali controversie o casi di dimenticanza. Verbali accurati mostreranno chi era responsabile di compiti particolari, ad esempio. I verbali mostrano anche perché la tua organizzazione ha preso determinate decisioni. In questo modo l'organizzazione non profit non ripeterà gli errori commessi in passato, ma allo stesso tempo potrà avvalersi di buone decisioni passate per informare le azioni future.